デジタル時代のコミュニケに関しては、古き良き電子メールの遍在性を共有するものはありません。 全員 がメールに参加しています。 実際、テクノロジー中心の市場調査会社であるRadicati Groupが収集したデータによると、 1日に 約2, 700億件のメールをまとめて発射します。 電子メールを書くことは、日常生活の中で非常にハードワイヤードで焼き付けられた部分であり、歩くこと、話すこと、呼吸のように、今では誰にとっても第二の性質であるはずです。 言い換えれば、電子メールを誤って作成する言い訳はありません。
それでも、多くのメールには欠陥がたくさんあります。 （これらの2, 700億のうち、堅調な2, 600億がこのカテゴリに分類されることを望みます。）おとなしい件名、不誠実なあいさつ、不適切なフォントの選択-ああ、ダブルスペースを始めないでください（ または 二重ハイフン）。 はい、電子メール作成プロセスで台無しにできることがたくさんあります。 ここでは、最も頻繁な犯罪者を見つけ、それらを修正する方法も学びます。 これまで言い訳がなかったところ、今は 本当に 言い訳 はあり ません。 さらに、オフィスライフに関するすばらしいアドバイスについては、Office Burnoutを征服する25の天才的な方法をご覧ください。
1「最高」以外の何かでサインオフしています。
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心から 。 ありがとう 。 すべてのベスト 。 または、まったく何もありません。 選択できる電子メールのサインオフは無数にあります。 しかし、これらの4つのような一般的なものの多くを使用することにより、（それぞれ）フォーマルすぎる、冷たすぎる、偽りのある、または余りにも高いものとして脱落するリスクがあります。 実績のある Bestに 固執することで安全にプレイしましょう Patricia Napier-Fitzpatrickによれば、それはあらゆる状況で機能し、形式と非形式のベン図の中心に着地します。 要するに、それが最善の策です。
2チェーンで無関係な単語を使用しています。
会話が始まると、 こんにちは 、 親愛なる 、 感謝、 または 最高 の必要はありません。 （二重の話ですが、会話が単なる水冷の必要以上のものである緊密なオフィスで作業している場合。）あいさつ文や妥当性はメールを乱雑にし、会話の流れを妨げます。 確かにそれらで各チェーンを開始しますが、できるだけ早くそれらを捨てます。
3単語数を超えて行きます。
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生産性アプリであるBoomerangの人々が行った 4, 000万件の ビジネスメールの調査によると、セールスメールには完璧な長さがあります。 最大の効果を得るには、電子メールが50語以上125語以下であることを確認してください（はい、これには hi と byeに 使用する4〜6語が含まれます）。メッセージング、あなたの人生を改善する17の天才メールハックを学びます。
4あなたはダブルスペーシングです。
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すぐに自分を老化させるには、すべての文の最後に2つのスペースを入れてください。 ダブルスペースは、最近では弁護士、医師、祖父母からのメールでしか見られない慣習であり、19世紀の組版の使命として生まれました。 当時は、インクがにじみ、最終的な印刷に間に合わない場合がありました。 余分なスペースは、いわば、読者が確実に文章が終わったことを確実に知るために、明快さのクッションとして役立った。
デジタル機能の時代では、ダブルスペースはまったく必要ありません。 実際、出版社、新聞、および雑誌は、IBMのエグゼクティブ、最高級のタイプライターの出現後、 1940年代 にダブルスペーシングの慣行を段階的に廃止しました。 皆さん、2018年です。文章の間隔を空ける必要があります。 この。
ありません。 お気に入り。 この。
5ダブルハイフンを使用しています。
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em-dash（これらのいずれか：—）は、あなたが作成しようとしているものです。 shift 、 alt 、およびハイフン （これは-）キーを同時に押します。
6間違ったモバイル署名を使用しています。
確かにあなたはいくつかのクリンギングに値する電子メールの署名を見てきました。それらのほとんどは常に働く群衆から来る傾向があります。 （「モバイルから送信。任意のtpyosをお許しください」は古典です。）同じ落とし穴を作らないでください。 外出中にメールを送信する場合は、そのとおりに言ってください。文字通り。 エグゼクティブコーチであるBen Dattner氏によると、持ちうる最高のモバイルメール署名は、「 外出中 」という簡単なものです。 それは明確で効果的であり、ケルアックのような無頓着な雰囲気を呼び起こす追加のボーナスも付いています。
7コピーペーストが間違っています。
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たとえば、外部ソース（Word文書やExcelスプレッドシートなど）からテキストをコピーする場合、sendを押す前にフォーマットをクリアする必要があり ます 。 そうしないと、受信者の受信トレイにテキストがすべて表示されます。 書式設定をクリアするには、数十億のGmailユーザーの1人である場合、スクラブする必要があるテキストを強調表示し、小さな「TX」ボックスを押します。 これは、 書式設定オプションツールバーの一番右にあります 。 （これは、 Aの ようなボタンです。）
8あなたは間違いなくOOOメッセージを間違って書いています。
Loyala University Chicagoのビジネススクールの教授であるJane Scudderがアドバイスしているように、不在メッセージを作成する際に従うべき唯一の形式があります。
メールありがとう。 私は6月12日火曜日から6月15日金曜日まで、メールにアクセスせずにOOOです。 これが緊急の場合は、までご連絡ください。 それ以外の場合は、戻るときにすべてのメッセージに応答します 。
最終日でメッセージを終了するか、最初の日でメッセージを終了するか、または電話番号を含めないかなどの詳細レベルの詳細については、率直に説明する包括的なガイドを参照してください。
9アタッチメントを台無しにしています。
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画像の添付ファイルをメールにドラッグアンドドロップしないでください。 処理中に、画像のサイズまたはファイルサイズを指定できます。これは、受信者が低解像度（ugくピクセル化された）バージョンの写真を受信できることを意味します。 代わりに、電子メールのペーパークリップアイコンに移動し、その方法でファイルを見つけてアップロードします。
10ハイパーリンクではありません。
メールの本文に無計画にURLを投げることは、見苦しく、扱いにくく、何よりも簡単に修正できます。 ハイパーリンクするテキストを強調表示し、 command-Kを押して、ポップアップするフィールドにURLを貼り付けます。 次に、テキストは次のようになります。
11使用している期間が多すぎます。
言語は時間の経過とともに進化しますが、私は水銀の意味を持つ言葉や、歴史に失われた一時的なフレーズだけに言及しているわけではありません。 句読点も変わります。 たとえば、ピリオドを取ります。 何世紀もの間、それは文が終わったことを意味し、他には何もありませんでした。 それを超える物質や感情はまったくありませんでした。
しかし、最近では、ビンガムトン大学とラトガース大学の両方の研究者が指摘しているように、ある期間の文章を終わらせることは、せいぜいcur悪で、最悪の場合は怒っているように見えます。 （科学は必要ありませんが、「大丈夫」や「いいえ」を受信するたびにslせているように感じます。）正式なメールでない限り、使用期間を最小限に抑えてください。 ダッシュ、楕円、コンマ、コロン、セミコロンなどのより厳密でない句読点を使用して、考えをまとめます。
12件名を間違っています。
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ほとんどのデスクトップメールの受信トレイでは、件名が60文字で表示されません。 ただし、スマートフォンでは、デバイスに応じて、25文字という低い文字数でそのディスプレイが切断されます。 （iPhone 8 Plusの画面のような大きな画面には、最大30文字が表示されます。）件名全体を読みやすくするために、物事は短くて簡潔にしてください。 ああ、それを記入することを忘れないでください。 見知らぬ人から「（件名なし）」メールを受信するよりも慎重なものはほとんどありません。
13間違ったフォントを使用しています。
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Helveticaは平凡です。 タイムズ・ニュー・ローマンは高慢だ。 コミックサンズは…。ただ、いや。 メールを作成するときは、基本的なSans Serifに固執します。 わかりやすく読みやすいです。 さらに、フォントはすべてのWebブラウザーで表示されるため、メッセージは意図したとおりに配信され、すべてのフォントスタイルはそのまま（斜体、太字、下線など）受信者に配信されます。
14すべてを1つの段落に押し込んでいます。
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すべてのテキストをひとまとめにするのは見苦しく、あなたが言っている量にもよりますが、混乱するほど混乱しています。 この規則に従ってください。すべての段落には 1つの ポイントが必要であり、すべてのポイントには独自の段落が必要です（たとえ1つの文であっても）。 それに応じてテキストを分割します。
15あなたはタイプミスをしています。
あなたはそれよりも優れています。
Ari Notis Ariは、ニュースと文化を専門とする上級編集者です。