クラウドベースの管理プロバイダーであるWorkfrontの調査によると、米国の平均的な従業員は、常に199の未読または未開封の電子メールを受信トレイに持っています。 その数字が高く聞こえる場合、幸運であり、低く聞こえる場合は、コミュニケのスタイルを徹底的にオーバーホールするときが来るかもしれません。 ただし、もっと重要なのは、この方法である必要はありません。 現在、電子メールは圧倒的で時間がかかり、退屈なものと同義語になっていますが、高速でシンプルで痛みのない相互通信手段として請求に対応するのに遅すぎることはありません。
受信トレイを管理するための鍵は、警戒とともに、取引の秘trickを知ることです。 実際、未読のメールから逃げようとする志を同じくする電子メールの被害者によって長年にわたって開発されたあらゆる種類のツールのセットがあります。 ただし、これらのトリックを活用して受信トレイの黒帯になるには、それらが何であるかを知る必要があります。 そのため、これ以上苦労することなく、受信トレイの荒野にたっぷりと取り組むために、17の最も気の利いた、ナンセンスで、非常に必要なトリックを切り上げました。
1メールゲームをプレイします。
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メールゲームは、メールアカウントにサインインした後、受信トレイを楽しく管理できるオンラインゲームです。 基本的に、タイマーのクリックとして各メールでアクションを実行するように要求し、すぐに返信するメールの数と後で送信するメールの数に基づいてスコアを保持するように要求します。 ゲームを一時停止して、より穏やかな方法で電子メールにアクセスできますが、それはさもなければ乾いたタスクに少しの興奮と競争を入れる素晴らしい方法です。
2ソート済みの合理化。
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あなたのメールアカウントがもっとスマートになりたいと思ったことはありませんか？ まあ、ソートはそのようなものです。 より見やすいWebページ内にメールアカウントを配置することに加えて、ワークロードを把握するのに役立つ機能も含まれています。 これらには、リマインダー、To Doリストの合理化に役立つウィジェット、およびメッセージが開かれたときを確認できる追跡機能が含まれます。 また、グループ内で簡単に共有できるため、チームプロジェクトがより流動的になります。
3メールアドレスを統合します。
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たとえば、ソーシャルアカウント、ビジネスアカウント、個人アカウントを作成するなど、メールアカウントを多様化したいのですが、そうすることでメールアカウント間の移行がさらにイライラするタスクに取り組むのではないかと心配していますか？ あなたは一人じゃない。 幸いなことに、無料のダウンロード可能なアプリケーションであるShiftを使用すると、すべてのメールアドレスを1つのなめらかな目で見やすいウィンドウに統合し、トラックパッドをクリックするだけで簡単に切り替えることができます。 ボーナスとして、検索機能も統合されているため、すべてのコミュニケーションを一度に確認できます。特に、ビジネスと個人の境界にあるコミュニケーションに役立ちます。
4サインオフを終了します。
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電子メールの初期には、フォームは物理的な手紙のように扱われ、挨拶、メッセージ、サインオフが含まれていました。 しかし、今では誰もが確実に物理的なメールでは不可能な方法で電子メールが殺到しているため、ルールが変更されました。
1つは、サインオフが不要になったことです。 彼らはまだより正式なコミュニケーションのために使用することができ、自己紹介するとき、そうでなければ、「ベスト」と「ウォーム」を決定する時間を取る必要はありません。 簡単に言うと、過去のことです。
5優先度でメッセージを並べ替えます。
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SaneBoxはもう1つの便利なソフトウェアです。無料ではありませんが（年間59ドルから）、それだけの価値があるかもしれません。 基本的に、「今」、「後で」などの緊急度に基づいてメールをソートしたり、日の目を見る必要のないメモについては「ブラックホール」をソートしたりできます。
6 OHIOメソッドを実装します。
7簡潔にしてください。
あなたのメールをより速く送りたいですか？ 応答内の単語の数を固定してみてください。 これは最初は不快に感じるかもしれませんが、コミュニケーションで使用する言葉が少なければ少ないほど、より多くの時間が手に入ります。 ただし、「多分」や「私が思う」などのヘッジ語を投げ入れようと衝動に駆られて、最初は粗野な言葉のように見えるものを和らげないでください。
8メッセージテンプレートを保存します。
9毎日の終わりにゴミ箱を空にします。
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ゴミ箱を空にすることはストレスになる場合があります。結局のところ、一度なくなると、永久に消えてしまいます。 ただし、メールが本当に緊急であり、誤ってメールを破棄した場合は、間違いを犯さないでください。連絡を取ろうとしている人が再度送信します。
さらに良いことに、1日の終わりにゴミ箱を空にすることで、朝にメールをチェックする際にメールがきれいで空になり、1日の始めにその受信トレイを開いたときに感じる恐怖を減らすことができます。
10メッセージ終了インジケータを使用します。
EOMを件名の最後、つまり「メッセージの終わり」に置くと、メッセージを開く必要がないことを伝えます。必要な情報はすでに伝達されています。 電子メールが単にリマインダーとして使用されている場合、それは大きな時間の節約になります。 それを使用し、他の人にも奨励してください。 1通の電子メールを開かなくても大した時間の節約に思えないかもしれませんが、それは合計されます。
11最初に読まないメッセージを削除します。
何でも開く前に、明らかにあなたの時間の価値がないそれらの電子メールを削除してください。 そして、すべての電子メールの最大45％がスパムであるが、必ずしもスパムフォルダに届くとは限らないことを考慮すると、その混乱の一部を捨てることは間違いなく価値があります。 ブラシの一部をクリアすると、残りのメールタスクのストレスが少し軽減されます。 そして、それがストレスになると、すべてのビットがカウントを減らします。
12適切なファイルフォルダーを作成します。
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ほとんどの電子メールアドレスには、受信トレイ、ゴミ箱、アーカイブなどのいくつかのフォルダーが含まれています。また、旅行、個人、ビジネスなどの特殊なフォルダーも含まれています。 これらは、電子メールの整理に関して開始するのに最適な場所ですが、メッセージを整理するために頼る唯一のものではありません。 既存のフォルダを引き続き使用できますが、独自のフォルダを追加して、検索を効率化するようにしてください。 パーソナルコミュニケーション、PR連絡先、または子供の学校からのメッセージ用のフォルダを作成すると、それらのメッセージを受信トレイに詰まらせることなく、それらに含まれる重要な情報を保持できます。
13リマインダーを設定します。
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Boomerangはもうすぐダウンロードできるアプリで、すぐに詰まった受信トレイを効率化できます。 当初はBaydinとして知られていましたが、新しい名前はその機能により適しています。ユーザーが目に見えない場所にメールを放り込めば、必要なときにのみ戻ってくることができます。 無料アプリは、指定された日付（たとえば、毎週のリマインダーや毎月の請求書）にあなたに代わってメッセージを送信し、処理が必要になるまで受信トレイからメッセージを削除できます。 さらに、送信済みのメッセージをフォローアップするように通知することもできます。
14カスタムショートカットと定型応答を使用します。
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定型応答がロボットのように聞こえることは否定できません。 ただし、パーソナライズされた定型応答は、あなたの性格を犠牲にすることなく時間を節約できるツールになります。 過去のコミュニケーションを観察して、最もよく使用するフレーズを確認し、それらのドキュメントを作成して時間を節約します。 実際、Gmailユーザーの場合、この機能は組み込まれています。メールプログラムは、メッセージで最も頻繁に使用するフレーズを記憶し、Tabキーを押すだけで挿入できます。
15転送後に削除します。
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そもそも、実際には自分宛てではないはずのメールが送信されることがあります。 たぶん、それは会社の他の誰か、または電気代を払うルームメイトのためでしょう。 いずれにせよ、それは私たちのものではなく、他の誰かの眼球の前にある必要があります。 ただし、単に転送して忘れるのではなく、関連情報を渡した後にチェーン全体を削除します。 それはあなたのビジネスではないので、なぜそれはあなたの受信トレイにスペースをとる必要がありますか？
16アーカイブ機能を使用します。
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電子メールがすでに過剰なメッセージで圧迫されている場合、良い最初のステップは思い切ってすべてを削除することです。 ほとんどの場合、この時点で対処することはないでしょうし、応答を待っていた人はおそらく忘れているでしょう。 移動するのに十分な余裕がない場合は、アーカイブしてください。何もないよりはましで、神話上の「受信トレイ0」に一歩近づきます。
17読んでいないものを購読解除します。
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