六点三。 ハイテク大手のアドビが委託した最近の調査によると、アメリカ人は毎日平均してメールへの返信に費やしている時間です。 別の言い方をすると、目覚めている人生の 3分の1 を受信トレイに接着して、率直に言って5分間のIRLチャットでハッシュ化できるメッセージスレッドに応答します。 何かを与えなければなりません。
ありがたいことに、何かを与えることは、多くの場合、ボタンを押すのと同じくらい簡単です。 実証済みの一連の戦術を実装することで、メールに費やす時間をゼロにまで削減できます。 考えてみてください。手動で添付ファイルを再度ダウンロードする必要がなくなった場合、どれくらいの時間を節約できますか または、エーテルから急いで送信されたメールを取り戻し、「すみません、それを送信するつもりはありません」というメールの作成に費やす時間（およびパニック！）を節約できたらどうでしょうか。
はい、このインターネット柔術はすべて可能です。 以下に、時間を節約し、命を救い、効率を向上させる17のメールハックをまとめました。 そのため、先に進んでください。なぜなら、その運命の受信箱ゼロが待っているからです。 また、6.3時間を最大限に活用するためのさまざまな方法については、15のコールドオープンビジネスメールをお見逃しなく。
1大量購読解除。
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受信ボックスがファイナル中に上級寮と同じくらい雑然としているのは良いことです。 また、その乱雑さのほとんどは、小売業者、組織、および長年にわたってサインアップした他のニュースレターからの毎日または毎週の電子メールによるものであることもお勧めします。 Unroll.meを使用することで、あなたが参加している可能性のあるすべてのリストを追跡し、情報を受け取りたくないリストから退会することができます。 実際、 Best Lifeの 編集者の1人はUnroll.meを使用して、なんと135のサブスクリプションを特定できました。 あなたは何人現れますか？ そして、あなたは何人なしでできるでしょうか？
2キーボードショートカットをオンにします。
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私たちは皆、基本的なキーボードショートカットを知っています。 （コマンド -A ：すべて選択。コマンド -C ：コピー。コマンド -P ：貼り付けなど）しかし、Gmailユーザーはショートカットの高度なセットを有効にすることができます。 まず、 設定に進みます 。 [全般]タブをクリックします。 途中で、 キーボードショートカットオプションが表示されます。デフォルトではオフになっています。 オンにすると、次の簡単なキーストロークにアクセスできます。
- C ：新しいメッセージを開始する
- Shift- C ：新しいウィンドウで新しいメッセージを開始する
- D ：新しいタブで新しいメッセージを開始する
- F ：メッセージを転送する
- #：メッセージを削除する
- Shift- I ：メッセージを既読にする
- Shift- U ：メッセージを未読としてマークする
- Command- S ：メッセージを保存する
3そして、それらを自動化します。
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このキーボードショートカットの概要を覚えるのが難しい場合は、入力時にGoogle ChromeプラグインであるKeyrocketが通知します。 （もちろん、非侵襲的に。）そして、生産性を向上させるためのより多くの方法については、半分の時間で生産性を2倍にする15の方法を学んでください。
4ハッシュタグを使用します。
はい、本当に、ソーシャルメディアの署名組織ツールは電子メールでも機能します。 簡単に検索できるように、署名の最後にハッシュタグを1つまたは2つ（通常は切り取られている電子メールの一部であるため、受信者は "#workhardplayhard"タグを見たり判断したりしません）。 受信トレイの上部にある検索フィールドにハッシュタグを入力するだけで、それでコード化されたすべてのメールが表示されます。
5「未送信」オプションを有効にします。
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私たちは皆そこにいました。あなたはメールを作成し、それをエーテルに送信し、すぐ に そのメッセージが送信する準備ができていなかったことにすぐに気付きます。 有用な遅延をインストールすることにより、メッセージを瀬戸際に戻すことができることがわかりました。 たとえば、Gmailでは、[設定]の下の[全般]を クリックします 。 5番目のオプションとして[元に戻す]ボタンがあります。 それをオン。 10秒間隔のドロップダウンメニューから選択できます。 メッセージが永久に送信されるまでの時間を決定します。
6その機能を10秒に設定します。
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ヒント：メールを事実上のインスタントメッセージングサービスとして使用する場合は、[元に戻す]ボタンを10秒に設定することをお勧めします。 そうすれば、30分遅れてあなたの応答が送信されることはありません。 いいえ、30秒はあまり聞こえませんが、このようにしましょう：選択したIMサービス（Slack、GChat、Facebook Messengerなど）がすべての送信メッセージをその間保持していた場合、連絡先はすぐに拡大します。
7または、最後に「宛先」フィールドに入力します。
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採用するのは良い習慣です。 （前の2つのスライドを参照してください。）
8このサインオフを使用します。
「「こんにちは」または「こんにちは」の挨拶で始まるメールの場合、「最高」などの締め切りは一貫しています」と、ニューヨークのエチケットスクールの創設者兼社長であるパトリシアネイピアフィッツパトリックは言います。 「「ベスト」は使いすぎではありますが、一般的に最も安全なクロージングの1つです。なぜなら、それは不快ではなく、普遍的に適切だからです。」 そうです：乱用がramp延しているにもかかわらず、「ベスト」はあなたのメールに署名する唯一の最良の方法です。
9そして、このメール署名。
少なくとも、迷惑なキュートなフレーズは忘れてください（「入力ミスはご容赦ください。」「1.21ギガワットプロセッサから送信されました。」「iPhoneから送信されました。印刷前に環境を考慮してください。 。 "）シンプルでエレガントな、まっすぐなものの代わりに：「道路から送信されます。」 エグゼクティブコーチのBen Dattner氏によると、Kerouac風の雰囲気を連想させながら、これらすべてのボックスをチェックします。 誰もが持つべき電子メールスマートフォンの署名が1つなのは不思議ではありません。
10そして、この不在メッセージ。
Loyala University Chicagoのビジネススクールの教授であるJane Scudder氏によると、不在メッセージを記入するとき、これは次の形式である必要があります。
メールありがとう。 私は6月12日火曜日から6月15日金曜日まで、メールにアクセスせずにOOOです。 これが緊急の場合は、までご連絡ください。 それ以外の場合は、戻るときにすべてのメッセージに応答します 。
最終日でメッセージを終了するか、最初の日でメッセージを終了するか、または電話番号を含めないかなどの詳細レベルの詳細については、率直に説明する包括的なガイドを参照してください。
11ディスプレイ密度を変更します。
Gmailユーザーは、受信トレイに3つの異なる表示密度（快適、居心地の良い、コンパクト）から選択できます。 表示密度は、受信トレイ表示の各メッセージ間に存在する空白の量にのみ影響します。 それは好みの問題にすぎませんが、用語ペーパーの用語を考えてください。 快適なのは、居心地の良いシングルラインの間隔であり、コンパクトはハーフラインの間隔のようなダブルラインの間隔のようなものです。
12アーカイブすることを忘れないでください。
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ごみ箱フォルダからメールを完全に削除することなく、受信トレイからメールを削除できます。 個々のメッセージを「アーカイブ」すると、それらはすぐに受信トレイとすべてのフォルダーから非表示になります。 ただし、必要に応じて、検索機能を使用してそれらを追跡できます。 Gmailでは、件名の横に表示される小さな「x」をクリックして、メッセージを開いた後すぐにアーカイブできます。
13 2分間のルールに従います。
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すべてのストライプの生産性の専門家が擁護するこの2分間のルールは、メール関連のストレスに取り組む確実な方法です。 仕組みは次のとおりです。2分以内に返信してメールを忘れる場合は、すぐに対処してください。 そうでない場合は、後で使用するために脇に置きます。
14電子メールの応答をバッチ処理します。
気の遠くなるようなやり取りに巻き込まれた画面に釘付けになる時間を削減するには、1日の時間を「メール応答」期間として指定します。 （たぶん、朝は1時間、午後は90分です。たぶん、昼食の3時間後です。何がうまくいくかです！）そして、これらの時間枠内でのみメールに応答します。
15 140文字でメールを制限します。
はい、ちょうどツイート（または少なくとも280年以前の革命ツイート）のように。 ソーシャルネットワークであるGabのCEOであるAndrew Torbaが中規模の投稿でアドバイスしたように、メールはできるだけ短くするのが最善です。 「問題Xの解決を支援したい。YとZが接続することを提案した。チャットは無料か？」 花のような挨拶の必要はまったくありません。
16添付ファイルを自動ダウンロードに設定します。
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If This、Then That（IFTTT）、電子メール最適化アプリは、いわば特定の「言語」を設定するのに役立ちます。いわば、それは多くの仲介者タイプのスローをカットします。 たとえば、受信メールに添付ファイルがある場合、IFTTTはそれをGoogleドライブに自動的にダウンロードします。
17営業時間後にメールに返信しないでください。
アメリカ人が過労していることは秘密ではありません。Adobeの調査が明らかにしたように、その過労の多くは頻繁な電子メールによるものです。 そのため、今年初めにニューヨーク市議会議員は、従業員が時間外にメールをチェックすることを企業に義務付けることを違法にする法案を導入しました。 （これはフランスで現在書かれている法律に触発されたもので、50歳以上の従業員を抱える企業は、勤務時間外の労働に関する厳しいガイドラインを設定する必要があります。
Ari Notis Ariは、ニュースと文化を専門とする上級編集者です。