電子メールに関しては、知っておくべきことをすべて知っていると思うかもしれません。 結局、技術市場調査会社The Radicati Groupによると、私たちのほとんどが 1日 平均121通のメールを送受信しています。 しかし、毎日受信トレイでかなりの時間を費やしている可能性が高い場合でも、おそらく1つまたは2つのことを学ぶことができます。 実際、連絡先リストには定期的にあなたや他の多くの人々を排除する電子メールのエチケットルールがたくさんあります。 電子的に丁寧であることを確認したいですか？ おそらく知らなかったが知っておく必要がある電子メールの17の黄金律を以下に示します。
1さらに時間が必要な場合でも、メールを受け取った分に返信します。
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メールを送信してから数週間後に返信を受け取ることに誰も感謝しません。 実際、コンサルタント会社のToister Performance Solutionsが実施した2018年の調査では、41％の人が同僚から1時間以内にメールでの返信を期待していることが明らかになりました。 （今すぐあなたの経理部に謝罪メモの起草を始めましょう！）
もちろん、いくつかの電子メールの応答は、あなたの考えを噛み砕いて、測定されたメッセージを作成するようにあなたに求めます。 これらの場合、解決策は簡単です。数分以内に返信して、送信者にメッセージを受信したことを知らせますが、整理するのにもう少し時間が必要です。 そうすれば、彼らはあなたが自分のメールを考慮に入れたことを知っており、単にそれらを無視しているわけではありません。
2注意して「全員に返信」を使用します。
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「返信」オプションと「全員に返信」オプションには重大な違いがあります。 それでも、多くのメールユーザーは残念ながらそれを認識していません。 あなたが後者の場合、後者を選択すると、元のメッセージでCCされたすべての受信者が応答を受け取ることになります。多くの場合、すべての受信ボックスをあふれさせる必要はありません。
これらの不必要な大量のメッセージはそのような災難であり、それらを説明するための口語的な用語があります：「Reply Allpocalypse」。 そのため、次回大量のメールに返信するときは、返信を読む必要があるのは誰なのかを考えてください。会社全体ですか、それとも元の送信者ですか。
3誰かからの返信が必要な場合は、CCしないでください。
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電子メールで誰かにCCを送信する場合（つまり、「カーボンコピー」を意味します）、通常、会話でループを維持することを示しますが、必ずしも応答を探しているわけではありません。 また、トレーニングの専門家であるDannielle Walzが警告しているように、CCオプションの誤用はコミュニケーションの問題につながる可能性があります。
「同僚を多くの電子メールにCCすることで、重要な電子メールが表示されなくなり、「参照フォルダー」または「後で読むフォルダー」に直接配置される可能性があります」と彼女はLinkedInの投稿に書きました。 「これにより、将来重要な情報が失われる可能性があります。」
そのため、誰かからの応答を期待する場合は、「To」フィールドにその電子メールアドレスを入力し、「CC」機能を控えめに使用します。
4 BCCを使用するタイミングと使用しないタイミングを理解します。
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BCCフィールドはさらに複雑で、最も熟練した電子メールユーザーでさえ常に回避しています。 しかし、分解してみましょう。BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。したがって、CC-ingに似ていますが、BCC-ingはその人のメールを他の受信者に表示しません。それらを含めました。
それでは、いつBCCを使用しても大丈夫ですか？ Inc. 誌のHillel Fuldによると、これは厳密に大量の電子メール用であるか、誰かが電子メールで他の人にあなたを紹介したときです。
「他のすべてのケースでは、誰かにメールを送り、BCCに誰かにメールを送るとき、あなたはそれが好きかどうかにかかわらず、不正直です。」 「Person Xにメールを送信し、知らないうちに、Person Yは会話を盗聴します。PersonXは、実際には他の誰かにこのメールを密かに送信しているのに、他の誰かがこのメールを読んでいることを知りません」
5感嘆符は控えめに使用します。
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あちこちのメールに感嘆符を付けるのは簡単ですが、習慣をつけないようにしてください。 感嘆符は歴史的に興奮を示すために使用されていましたが、感嘆符は偽りや受動的な攻撃性と簡単に間違えられることがあります。
「電子メールで不必要な感嘆符を使用すると、テキストの根本的な意味が簡単に破壊される可能性があります」と、 Anna Verasaiが HR Digestで 説明しています。 「重要なことを強調する必要がある場合にのみ使用してください。読者がメッセージを読んだときにメッセージをどのように解釈するかを考えてください。」
6ユーモアの使用には注意してください。
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誰もが時々良いジョークを愛していますが、対面で対応していない場合は口調が誤解される可能性があるため、ジョークをメールから除外するのが最善です。 「電話または直接会うためにユーモアを確保してください」と、ビジネスライティングの教授であるデビッドシルバーマンは ハーバードビジネスレビューに 書いています。 「そのようにして、回線の反対側や会議テーブルの向こう側にst然とした静寂があるとき、私は言うことができます。私は今やめると信じています。」
しかし、真剣に： パーソナリティと社会心理学のジャーナルに 掲載された2005年の極めて重要な調査では、送信者は受信者が80％のトーンを正確に解読できると予測したが、実際には受信者はトーンの56％時間。
7スラングをスキップします。
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インスタントメッセージングの台頭により、英語の短縮形がより広く使用されるようになりました。たとえば、「あなた」を表す「u」や「欲しい」ではなく「wanna」などです。 ただし、電子メールに関してはユーモアがあまり定着しないのと同じように、スラングも同様の禁止事項です。 OnePollの調査によると、37％の人々が職場でのスラングの使用は受け入れられないと考えており、55％が上司へのメールに関しては「笑」をスキップしていると答えています。
8件名に注意してください。
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件名は簡単ですが、必要です。 また、電子メール配信会社のReturn Pathによれば、電子メールの大部分はモバイルデバイスで読み取られます（55％）。 件名は短く、簡潔で、直接的なものが最適です。 メールの目的は明確に述べ、5単語以下に制限する必要があります。モバイルデバイスはその後、単語を切り捨てるためです。
9署名を含めます。
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誰かから電子メールを受け取り、「これは誰 から ですか？」 送信者のアドレスは、自分が誰であるかについていくつかの手がかりを与えることができますが、時にはそれだけでは十分ではありません。 電子メールの最後にある署名は、受信者にあなたが誰であるか、あなたが何をしているのか、そして彼らがあなたにさらに連絡する方法をすぐに知らせることができます。
統合マーケティング代理店Ocreativeの人々は、電子メールの署名ボックスを持つことは、「電子メールを送信するたびに人に名刺を渡すようなものです」と言います。 まだお持ちでない場合は、氏名、役職、電話番号、メール、ウェブサイト、ビジネスロゴを含む署名を追加してください。
10 KISSを忘れないでください（短く簡潔にしてください）。
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KISSメソッドは私たちのほとんどが小学校で教えられたものですが、だからといって後の方でそれほど必要ではないというわけではありません。 電子メール生産性アプリのBoomerangは、より多くの電子メール応答を得るための主要な方法を調査しました。 彼らの最大の持ち帰り？ あなたが8歳のように書くのが最善です。
彼らの調査によると、3年生の読解レベルで書かれたメールは、大学の読解レベルで書かれたメールよりも36％応答する可能性が高いことがわかりました。
11添付ファイルに注意してください。
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添付ファイルはメールプロセスの必要な部分である場合がありますが、放棄して添付する前に、添付ファイルの使用方法を十分に理解する必要があります。 長い電子メールチェーンでは、気付かれたり見落とされることがあります。また、受信者は電子ウイルスに警戒しているため、予期しない添付ファイルも開かれない傾向があります。
最善の解決策は、メールの本文に添付ファイルを呼び出すことです。 添付ファイルの受信者に通知する最良の方法は、「添付しました」または「詳細については添付ファイルを参照してください」の行に沿って何かを言うメッセージを電子メールの最後に含めることです。
12フォントを標準化します。
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フォントのスタイルと色をいじるのは楽しいかもしれませんが、プロの世界では明るいピンクのコミックサンズを置く場所はありません。 Type&Layoutの 著者であるColin Wheildon氏によると、 結局のところ 、デジタル通信に関してはフォントの使用が非常に重要 です。 「間違ったタイプを選択するだけで、読者の4分の3を吹き飛ばすことは可能です」と彼はアメリカの作家とアーティストに語った。
それでは、メールに関してはどのフォントにこだわりますか？ MageMailは、Georgia、Verdana、Times New Roman、Trebuchet MS、またはArialを推奨しています。
13すべてを校正する。
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電子メールを書くとき、あなたは間違いを犯すでしょう。 結局のところ、あなたは人間だけです。 ただし、仕事用の電子メールに関しては、過去のミスはあまり見られません。 ほぼ2, 000人の回答者を対象とした文法調査では、67％が電子メールのタイプミスをしても大丈夫では ない と答えました。
14最後にメールアドレスを入力します。
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準備が整う前やタイプミスが解消される前にメールを送信しないようにする最も簡単な方法は？ すべてが最高の形になるまで待ってから、受信者のメールアドレスを入力します。 ご存知のように、メールの間違いは最も簡単なものの1つです 間違った印象を与える方法。
「問題はプロフェッショナリズムだけではない」とエバーグリーンパートナーズの社長、 カレン・ケスラーは フォーブス に語った。 「危機にemployeeしているのは、従業員と会社または組織の評判です。不適切な電子メールの決定が、従業員、解雇、および同様に組織にとっても否定的な結果をもたらすことがわかりました。
15そして、受信者の名前をトリプルチェックします。
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避けるべき大きな間違いの1つは、受信者の名前のつづりを間違えることです。そのため、送信する前に必ずトリプルチェックを行ってください。 多くの人々は、 特に 正しいスペルがメールアドレスにある場合、名前のスペルミスを怠laで思いやりのないものとみなします。 誤って間違えた場合はどうすればよいですか？ My Red Pen EditingのオーナーであるKathryn Shanley氏は、即時の謝罪があなたの信頼性を維持するための鍵であると言います。
16プロフェッショナルなビジネスには、プロフェッショナルなメールアドレスを使用してください。
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個人の電子メールアドレスは、友人や家族とやり取りするときに使用しても構いませんが、プロのビジネスの領域から遠ざけてください。 これは、消費者と販売者の状況では特に重要です。 2016年のアメリカ人1, 000人に対するGoDaddyの調査では、75％がプロのメールを持っていることがオンラインビジネスを信頼する上で重要な要素であると考えており、33％が個人のメールアドレスを使用した場合の売り手の正当性を疑うことが明らかになりました。
GoDaddyのチーフプロダクトオフィサーであるSteven Aldrich氏は声明の中で、「実生活でもオンラインでも、第一印象を決して忘れない」と述べた。 「多くの場合、顧客との最初の直接的なやり取りはメールで行われます。そのため、このコンテキストでプロフェッショナルに見えることは非常に重要です。」
17何でも共有できることを忘れないでください。
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転送、BCC-ing、または単に誰かの顔に携帯電話をフラッシュするかどうかに関係なく、メールに書いたものは、意図した受信者以外の誰かが見ることができることを覚えておくことが重要です。 したがって、すべての電子通信は専門的でリスクのないものでなければなりません。 結局のところ、メールは法廷でも認められる可能性があるので、後であなたに対して使用される可能性のあるものを送信しないことが最善です。 そして、あなたのワークライフを改善するためのより多くの方法については、より賢く、難しくないための25の天才の秘Triをご覧ください。
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Kali Coleman Kaliは、Best Lifeのアシスタントエディターです。