休暇日数。 病気の日。 個人的な日。 休日。 上司の悔しさの可能性にとって、これはワークライフバランスの必然性です。デスクから離れてしばらく時間 を 過ごすことに なり ます。これは単なる昼休み以上のものに なり ます。 そこにいる何百万人ものオフィスワーカーにとって、キーボードにつながれていない時代には絶対に欠かせないことが1つあります。不在メッセージです。
現在、完全な不在メッセージを作成することは、科学であると同時に芸術でもあります。 それは、プロフェッショナルでありながら、人格的で、簡潔でありながら有益で、鈍く、丁寧でなければなりません。 「重要なのは、次の5つのことを明確にすることです」と、認定ライフ、リーダーシップ、キャリアコーチであり、ロヨラ大学シカゴのビジネススクールの教授であるJane Scudder氏は言います。 「外出時、帰国時、メールをチェックするかどうか、電話で連絡できるかどうか、不在時に連絡する相手」 その後、彼女は「残りはただのスタイルです！」と言います。
これを念頭に置いて、あらゆる状況で機能する彼女の推奨形式を以下に示します。
メールありがとう。 私は11月15日水曜日から11月17日金曜日まで、メールにアクセスせずにOOOです。 これが緊急の場合は、までご連絡ください。 それ以外の場合は、戻るときにすべてのメッセージに応答します 。
ご覧のとおり、外出の 理由 を言う必要はありません。 それはあなたのビジネスであり、状況によってはあなたの上司のものです。 Scudderは、携帯電話または電子メールの可用性を示すこともオプションであることにも注意する必要がありますが、「断続的にチェックすることを示す」ことは問題ありません。 また、「あなたのメッセージ」ではなく「すべてのメッセージ」であることに気付くかもしれません。 不在メッセージをパーソナライズするのは魅力的かもしれませんが、「すべてのメッセージ」を使用すると、受信者に 、大量 のメールを解析して いる ことを微妙に思い出させることができます。
最後に、日付に関するメモ。 メッセージの日付の範囲が何を意味するかについて、口語的な意見の相違があります。2番目の日付は 、 その日に 戻ってくる ことを示していますか、それともあなたが外出する 最後の日である ことを示していますか？ これに関して、Scudderはしっかりしています。これは、あなたが外出する最終日を示しています。
心に留めておくべきいくつかの追加ルール：週末が週末であり、月曜日に最初の退屈な仕事に戻る場合、不在メッセージに前の日曜日をリストする必要はありません。 ほとんどの人は週末に働かないので、金曜日の前日は問題ありません。 ただし、週の1日後に戻ってくる場合は、週末を 11月15日水曜日から11月21日火曜日の ように時間空間に含めるようにしてください。
不在メッセージの作成をマスターしたので、不在メッセージを常に残すことを検討する必要がある理由を読んでください。
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Ari Notis Ariは、ニュースと文化を専門とする上級編集者です。